Maar wanneer begin je precies? In dit artikel geven we 5 tips over hoe projectcommunicatie al voor de kick-off van het project kan beginnen.

1. Het ‘waarom’ van het project

Elk project kent de valkuil van communiceren over deadlines en andere praktische projectzaken. Het ‘echte’ doel van het project zorgt echter vaak voor de betrokkenheid van de mensen in de organisatie. Wat is het business doel achter het project; wat gaat er straks effectiever, efficiënter of goedkoper? Het ‘waarom’ van het project kun je al heel vroeg communiceren, nog voordat projectteams worden samengesteld, leveranciers op bezoek komen en er ‘ruis’ bij het koffiezetapparaat ontstaat.

2. De stakeholders

Breng alle belanghebbenden (of stakeholders) in kaart met een stakeholdersanalyse. Ervaring leert dat dit er vaak meer zijn dan in eerste instantie gedacht. Welke zorgen hebben zij en welke voordelen gaan zij ervaren? Welke impact heeft het project op de verschillende groepen stakeholders, en welke groepen hebben dus meer aandacht nodig?

3. Klankbordgroep

Uit de stakeholdersanalyse blijkt welke belanghebbenden veel aandacht nodig hebben. Slim om hier bij de opzet en de bemensing van het projectteam rekening mee te houden. Wie komen er in het projectteam, de stuurgroep en de testgroep? Zijn alle ‘bloedgroepen’ vertegenwoordigd? Richten we een klankbordgroep in, zodat diverse stakeholders input kunnen leveren?

4. Internal branding

Een project is een uitgelezen moment om de identiteit van de organisatie tastbaar voor het voetlicht te brengen. Benut de communicatie rondom het project om de internal branding van de organisatie te versterken. Essentieel daarbij is dat alle uitingen kloppen met de identiteit, de kernwaarden en het bestaansrecht van de organisatie.

5. Naam

De naam van het project is een goed middel om al voor de start van het project de mensen in de organisatie actief te betrekken. Maak er een prijsvraag van, met een prijs die aansluit bij het business doel van het project of het bestaansrecht van de organisatie.

Voorsprong door projectcommunicatie

Door met een ‘valse’ start al te beginnen nog voor het project daadwerkelijk start, creëer je een voorsprong in draagvlak en betrokkenheid bij de stakeholders. Dit draagt bij aan een soepeler project, meer draagvlak bij de belanghebbenden en een versterkende werking op de identiteit en het merk.